آفیس ‌آنلاین یا گوگل داکز

احتمالا شما تبلیغاتی را دیده‌اید که می‌گویند «آینده در ابر است». تا سال گذشته تنها راه دسترسی به اینترنت، آپلود‌کردن نرم‌افزار اینترنت در رایانه شما بود.

به وسیله این نرم‌افزار شما می‌توانستید از طریق یک اتصال اینترنت وارد وب شوید. هنگامی که آنلاین شدید می‌توانستید وب‌سایت‌ها را جستجو و ایمیل ارسال کنید، ولی هیچ راهی برای نوشتن یک نامه، ایجاد یک صفحه‌گسترده یا به ‌اشتراک‌گذاری سند بدون خارج شدن از مرورگر و اجرا‌کردن یک برنامه دیگر از رایانه‌تان نداشتید.

هر سندی که ایجاد می‌کردید در سیستم شما و حافظه هارددیسک باقی می‌ماند. هیچ‌کس به اسناد شما دسترسی نداشت. شخصی که می‌خواست این اسناد را ببیند باید پشت سیستم شما می‌نشست یا آن را از طریق ایمیل دریافت می‌کرد.

به ‌منظور به ‌اشتراک‌گذاری اسناد، شما مجبور بودید یک سند را در یک ایمیل قرار دهید و آن را برای فرد مورد نظر ارسال کنید.

محاسبات ابری به کاربران اجازه می‌دهد تقریبا هر چیز مورد نیاز خود برای کار، خانه یا مدرسه را از طریق اینترنت انجام دهند.

اگر یک راه مقرون به‌صرفه برای ایجاد اسناد، صفحه‌گسترده یا دیگر فایل‌ها نیاز دارید تا بتوانید از هرجایی به آنها دسترسی پیدا کنید، چند گزینه خواهید داشت.

شرکت گوگل، گوگل داکز را ارائه می‌کند که مجموعه نرم‌افزارهای کاربردی برپایه وب است و به شما امکان می‌دهد انواع مختلفی از فایل‌های اداری را ایجاد کرده، به ‌اشتراک گذاشته و ذخیره کنید.

به همین ترتیب، نرم‌افزارهای کاربردی اداری وب مایکروسافت به شما اجازه می‌دهد هر چیزی از اسناد گرفته تا نمایش‌های اسلایدی و کاربرگ‌ها را ایجاد، ذخیره و دردسترس بقیه قرار دهید.

هر دوی آنها نرم‌افزارهای ابری است که به‌وسیله تولیدکنندگان خوشنام نرم‌افزار ارائه شده‌ و رایگان است. این مساله سوالی را به‌وجود می‌آورد: کدام‌ گزینه بهتری است؟

مقایسه قابلیت‌ها به‌صورت تک‌تک می‌تواند به‌شما در تشخیص این‌که کدام‌یک از این برنامه‌های آنلاین بهتر نیازهای شما را برطرف می‌سازد کمک ‌کند.

بررسی قابلیت‌ها و سرویس‌ها

هنگامی که در قابلیت‌ها و سرویس‌هایی که هریک از این دو برنامه کاربردی ارائه کرده است دقیق شویم، می‌توانیم بهتر تصمیم بگیریم که کدام منبع را باید انتخاب کنیم. یک اجرای سریع و مختصر و مقایسه آنها، ایده‌ای کلی درباره کارایی قابلیت‌های اولیه این دو برنامه کاربردی خواهد داد.

هردوی این برنامه‌ها به شما این امکان را می‌دهد تا فایل‌های موجود در رایانه‌تان را برای ذخیره، ویرایش و به ‌اشتراک‌گذاری آنها، آپلود کنید.

همچنین می‌توانید در هریک از آنها اسناد، صفحات گسترده و فایل‌های ارائه جدید ایجاد کنید. نرم‌افزارهای کاربردی آفیس‌آنلاین مایکروسافت گزینه‌های آپلود‌کردن، به‌ اشتراک‌گذاری و ایجاد دفترچه‌های یادداشت OneNote را ارائه می‌کند؛ گوگل همین امکانات را درباره دفترچه یادداشت گوگل (Google Notebook) در اختیار قرار می‌دهد.

اگر شما طرفدار مایکروسافت یا گوگل هستید، این شباهت‌ها ممکن است انتخاب شما را ساده‌تر کند. می‌توانید نامی را انتخاب کنید که با آن راحت‌تر هستید و نیازهای شما را برطرف می‌کند ولی اگر تنها نام برای شما مهم نیست، پس باید کمی عمیق‌تر به مشخصات، ابزار و محدودیت‌های هریک از این مجموعه‌ها نگاه کنید تا تصمیم هوشمندانه‌تری بگیرید.

واسط و انواع فایل

پیدا‌کردن چیزی که نیاز دارید در صفحه اصلی هریک از این دو برنامه اصلا کار سختی نیست. گوگل داکز دکمه‌های ایجاد فایل جدید و آپلود را در سمت چپ خود دارد در حالی که گزینه‌های جدید و افزودن فایل در نوار ابزار برنامه‌های آفیس وب قرار دارد. هیچ‌یک از آن صفحات، کاربر را سردرگم نمی‌کند.

در واقع واسط گوگل داکز کاملا خلاصه است. البته ممکن است صفحه اصلی برنامه آفیس وب مایکروسافت را جذاب‌تر از صفحه ساده گوگل ببینید.

اگر بخواهیم درباره واسط کاربری موجود در هریک از این دو مجموعه صحبت کنیم تفاوت‌های زیادی می‌بینیم. آفیس وب از قابلیت‌های واسط ریبون استفاده می‌کند که در آفیس ۲۰۰۷ معرفی و در آفیس ۲۰۱۰ نیز قرار داده شد؛ البته یک نسخه بسیار خلاصه از ریبون‌های کامل که در برنامه‌های رومیزی قرار دارد در نسخه وب یافت می‌شود.

گوگل داکز از واسط سنتی نوار ابزار، با منوهای پایین افتادنی و دکمه‌های دستی نوار ابزار استفاده می‌کند که بسیاری از کاربران آفیس مایکروسافت مدت‌هاست آنها را ندیده‌اند! شما ابزار مشابهی مانند فرمت‌بندی متن و قابلیت افزودن جداول، ابرلینک‌ها و تصاویر را در هر دو پیدا می‌کنید.

قابلیت سازگاری با فایل‌های خارجی

شما می‌توانید فایل‌های آفیس مایکروسافت و دیگر انواع فایل مانند تصاویر و فایل‌های PDF را در گوگل داکز آپلود کنید. این فایل‌ها به‌طور خودکار به فرمت مخصوص گوگل داکز تبدیل می‌شود و شما می‌توانید آنها را ویرایش کرده، ذخیره کنید و به‌ اشتراک بگذارید.

بعلاوه اگر شما از گوگل کروم به‌عنوان مرورگر وب استفاده می‌کنید می‌توانید تمام فولدرها را در حساب خود آپلود کنید.

تنها کافی است یک افزونه مخصوص برای خارج‌کردن (Export) فایل‌ها از گوگل داکز به آفیس مایکروسافت نصب کنید. اگر از برنامه آفیس مایکروسافت در رایانه خود استفاده می‌کنید می‌توانید فایل‌ها را مستقیما از طریق آفیس ۲۰۱۰ و ۲۰۲۴ در اسکای‌درایو ذخیره کنید.

حتی اگر به نسخه رومیزی آفیس دسترسی ندارید، آپلود‌کردن فایل‌ها در برنامه‌های کاربردی آفیس وب کاری بسیار ساده است.

می‌توانید از آپلود کننده خود سایت استفاده کرده یا فایل‌ها را به‌صورت drag and drop (کشیدن و قرار دادن) از رایانه خود به حسابتان منتقل کنید.

بعلاوه می‌توانید فایل‌ها را از حساب وب خود مستقیما در برنامه مربوط به آفیس در سیستم رومیزی خود باز کنید. البته از این قابلیت که تمام فولدرها را در سایت آپلود کنید، محروم خواهید بود.

به‌ اشتراک‌گذاری فایل و فضای ذخیره‌سازی

به‌ اشتراک‌گذاری فایل‌ها با دیگران در هردو برنامه کاربردی بسیار ساده است. در گوگل داکز، با کلیک‌کردن روی دکمه به‌ اشتراک‌گذاری (Sharing) دربالای فایلی که ویرایش می‌کنید یا می‌بینید، گزینه‌هایی مانند تنظیمات به‌ اشتراک‌گذاری یا ویرایش‌کنندگان/ بینندگان ایمیل، نمایش داده می‌شود.

برای به‌ اشتراک‌گذاری فایل در آفیس وب تنها کافی است به منوی File بروید و روی به‌ اشتراک‌گذاری کلیک کنید تا گزینه‌های شما نمایان شود.

در گوگل داکز تا ۵۰ نفر می‌توانند یک فایل را در آن واحد ویرایش کنند و همچنین می‌توانید فایل‌ها را با ۲۰۰ نفر به‌ اشتراک بگذارید. در سمت مایکروسافت، تنها در برنامه کاربردی اکسل وب، کاربران چندگانه می‌توانند به‌طور همزمان کار کنند.

گوگل داکز یک گیگابایت فضای ذخیره‌سازی برای فایل‌های شما ارائه می‌کند در حالی که اسکای‌درایو (جایی که آفیس‌آنلاین مایکروسافت قرار دارد) یک فضای ۲۵ گیگابایتی را به کاربران خود می‌دهد.

توصیه‌های کلی

اگر هنوز در انتخاب این که گوگل داکز بهتر است یا آفیس وب شک دارید ، باید بگوییم که هیچ جواب صحیح یا غلطی وجود ندارد. هردو قابلیت‌های مفیدی ارائه می‌کنند و برای استفاده ساده هستند. هردو از بیشتر انواع فایل معمول پشتیبانی کرده و کاملا به‌صورت رایگان هستند.

گوگل داکز دسترسی به قالب‌های گوناگون، گزینه‌های ویرایش همزمان و نوار ابزار سنتی را ارائه می‌کند، در حالی که آفیس وب مایکروسافت فضای بسیار بیشتر، ارتباط ساده با برنامه‌های رومیزی آفیس و واسط مدرن ریبون را در خود دارد.

کلید انتخاب بهترین مجموعه برنامه این است که بدانید چه‌چیزی می‌خواهید و به چه چیزی احتیاج دارید، سپس برنامه‌ای را انتخاب کنید که بهتر آنها را برطرف می‌کند. (جام جم – ضممیه کلیک)

محمدحسین کردونی