مدیریت دانش؛ راهکارها و موانع پیش رو

دکتر عبدالرضا بهادری فرد – زیستن در عصر ارتباطات و اطلاعات الزاماتی را می طلبد که چشم پوشی از آنها به منزله حرکت کردن در محیطی تاریک و مبهم است ، اعمال مدیریت بر اطلاعات و ساماندهی آن به صورت مجموعه هایی از دانش و آگاهی هدفمند به معنی پذیرش و تن دادن به الزامات « عصر دانش » است .

امروزه در مباحث مدیریت و سازمان موضوعی نوینی تحت عنوان « مدیریت دانش » شکل گرفته است این عبارت گرچه کوتاه و مختصر است اما بیانگر پارادایم جدیدی در بسیاری از قلمروهای زندگی اجتماعی و اقتصادی است ، سازمانها با استفاده از این پارادایم به تجدید سازمان می¬پردازند و امکانات و توانائیهای خود را به گونه ای جهت داده اند تا بتوانند در صحنه شدیداً رقابتی کنونی جهان از فرصت های بوجود آمده از رهگذر این موضوع بهره-مند شوند. در اقتصاد نوین ،منبع اصلی اقتصاد ،دیگر سرمایه ،نیروی کار ،یا منابع طبیعی نیست بلکه دانش است .پویائی وتغییرات سریع محیط تجاری ،مدیران را متوجه ساخت که مدیریت دانش بر اساس روشهای مدیریت داده واطلاعات ،توسعه یافته است وسطحی بالاتر از پیچیدگی را در بر می گیرد .
جهان پس از گذار از انقلاب های مختلف شاهد انقلاب اطلاعاتی بوده است که در آن منبع ارزشمند خلق ثروت ودر آمددانش است واهمیت یافتن آن در عصر دانائی موجب شکل گیری اقتصاددانش محور شده است .الزامات اقتصاددانش محور باعث ایجادتغییرات گسترده ای در ابعاد ساختاری ومحتوائئی سازمانها شده است ،بطوریکه ویژگیهای سازمان دانش محور اغلب متمایز از ویژگیهای سازمانهای سنتی وغیردانشی است .

** ویژگی های دانش
مک در موت (Mc Dermott-2001) معتقد است که کسب اطلاعات در خصوص ویژگیهای دانش به اداره موثر آن کمک می کند .وی معتقد است همانگونه که مدیران در صورت اشراف به ویژگیهای کارکنان تحت سرپرستی ،احتمال بیشتری برای موفقیت در اداره آنان دارند ،اشراف به ویژگیهای دانش نیز چنین خاصیتی خواهد داشت .در واقع سازمانها برای مدیریت دانش باید بدانند چه چیزی را دارند اداره می کنند .
مک درموت از ویژگیهای زیر به عنوان ویژگی های عمده دانش نام می برد :
– دانش ،یک عمل انسانی ووابسته به انسان است .زیرا دانش در ذهن انسانها ایجاد میشود ورشد می یابد ودر حقیقت نتیجه تفکر انسان است
– ارائه وتوزیع دانش به رشد آن کمک می کند .دانش تنها دارائی شناخته شده ای است که وقتی دیگران در آن سهیم می شوند افزایش می یابد
– دانش سریعا ایجاد نمی شود .از جمله ویژگیهای دانش این است که به صورت تدریجی ایجاد می شود وانباشتنی است .دانش گذشته در شکل گیری دانش جدید موثر است .
– دانش به روشهای مختلفی ارائه می شود .روش ارائه دانش منحصر به فرد نیست .دانش در زمانهای مختلف ،توسط افراد مختلف ،در مکانهای مختلف ،ودر روشهای متنوعی ارائه می شود .تسلط بر روشهای مختلف ایجاد وارائه دانش ،ظرفیت بیشتری در سازمان برای دستیابی به دانش دانش های جدید ایجاد می کند .

ـ تعریف مدیریت دانش ؛
توانائی مدیریت دانش در اقتصاددانش محور امروز اهمیت حیاتی دارد .در آغاز مدیریت دانش به عنوان فرایند بکارگیری یک رویکرد نظامند برای کسب ،ساختاردهی ،مدیریت ،وتوزیع دانش در سراسر یک سازمان به منظور انجام سریع تر کارها ،استفاده مجدداز بهترین رویه ها،وکاهش دوباره کاری تعریف شد،هدف در اینجا بیشتر ارائه بررسی جامع از کلیه تعاریف مطرح شده تاکنون و معرفی مسائل کلیدی است که از تعاریف مدیریت دانش نشأت می گیرد .

– دالکر (Dalker،۲۰۰۵)
مدیریت دانش عبارت از تلفیقی از کسب وذخیره سازی دانش آشکار ،همراه با مدیریت سرمایه های فکری است .دالکر با بررسی بیش از صد تعریف منتشر شده در باره مدیریت دانش در سه دیدگاه آنها را خلاصه کرده است :

** دیدگاه کسب وکار :
،مدیریت دانش فعالیتی تجاری است که دو جنبه اساسی دارد :توجه به عنصردانش فعالیتهای کسب وکار به عنوان جزآشکار کسب وکار که در استراتژی ،خط مشی ورویه ها در همه سطوح سازمانی منعکس می شود بنابراین مدیریت دانش یک رویکرد تلفیقی وهمکارانه برای خلق، کسب ،سازماندهی ،دسترسی واستفاده از سرمایه های فکری سازمان است.

** دیدگاه علم شناختی یا علم دانش :
دانش – بینشها،ادراکات ،ودانش فنی کاربردی –منبعی اساسی است که به ما امکان می دهد به طور هوشمندانه عمل نمائیم ،دانش یکی از عوامل اصلی است که رفتارهوشمندانه شخصی، سازمانی واجتماعی را ممکن می سازد.

** دیدگاه فرایند/فناوری :
مدیریت دانش مفهومی است که بر اساس آن اطلاعات به دانش قابل کاربرد تبدیل وبا تلاش اندک قابل استفاده برای افرادی می شود که می توانند آنرا بکار برند.
ـ ملهوترا ( Malhotra ، ۱۹۹۸ )
از نظر وی مدیریت دانش انجام دادن کارهای درست به جای درست انجام دادن کارها است . تاکید او بر اثر بخشی (Effectiveness ) است نه کارایی (Efficiency )

** اهمیت مدیریت دانش ؛
دانش در تمامی اعصار مهم بوده و هست اما در حال حاضر بسیار حائز اهمیت تر شده است و آن ناشی از اعمال قدرت دانش برای کسب مزیت رقابتی پایدار است . تئوری پردازان بزرگ اقتصادی و تجاری دانش را به عنوان مزیت رقابت نهایی برای سازمانهای جدید و کلید پیروزی آنها بیان کرده اند و استدلال می کنند که دانش تنها منبعی هست که مشکل یا حتی غیرممکن است که تقلید و کپی شود . مالک آن دارای یک کالای منحصر به فرد است . بدیهی است چنین منبعی باید محافظت ، به سازی و اداره شود و از هر تکنیک و روشی که رشد و اشاعه بهتر آن را فراهم کند استفاده شود و از اداره آن به وسیله شانس جلوگیری شود.
بنابراین عوامل زیر را می توان اهمیت و گرایش به مدیریت دانش در عصر کنون سازمانهای تجاری شناسایی نمود . مکینتاش(Macintash,1999) و اکول (Ecole,2003 ) عوامل زیر را در اهمیت و گرایش به مدیریت دانش شناسایی کرده اند ؛
ـ جهان گرایی و رقابت ؛ منجر شد تا دانش به عنوان ارزشمندترین منبع استراتژیکی شناخته شود و توانایی سازمان به منظور کاربرد دانش برای استفاده از فرصت های بازار و حل مسئله مهم ترین توانایی آن گردد .
ـ زمان لازم برای تجربه و کسب دانش کم شده است . دانش نیاز به زمان برای تجربه و پژوهش دارد اما کارکنان فرصت کمتری برای این فعالیت دارند .
ـ ضرورت مدیریت ، پیچیدگی فزاینده و افزایش سرعت تغییر ، نیاز به دانش را برای انطباق الزامی کرده است
ـ تمایل کارکنان به بازنشستگی زود هنگام و تغییر فزاینده نیروی کار به از دست دادن دانش منجر شده است
ـ سازمانهای جدید به ارائه خدمات و تولیدات بر مبنای ارزش مشتری متمرکز شده اند در نتیجه آنها تمایل دارند در این زمینه با هم رقابت کنند .
ـ امروزه سازمان ها بر مبنای دانش رقابت می کنند و با کاربرد دانش منافع بیشتری کسب می کنند.
ـ اکثر کالاها و خدمات اطلاعات محور شده اند و آنها بطور فزاینده ای پیچیده هستند .
ـ یادگیری مادام العمر واقعیت اجتناب¬ناپذیر زندگی سازمان شده است .
ـ کاربرد مدیریت دانش منجر به افزایش سریع حل مسئله ، پاسخ به تغییر و انطباق با آن ، انعطاف پذیری بیشترمی شود .
ـ ظهور منابع انسانی جدید ، کاربران ، مشتریان جدید ، مشتریان هوشمند از دلایل ظهور سازمانهای دانش محور و جوامع آنها هستند .با توجه به موارد اشاره شده ضرورت مدیریت دانش را می توان در سه بعد زیر خلاصه نمود ؛
ـ اگاهی و علاقه فزاینده به دانش
ـ نیاز به تجارت دانش محور
ـ دسترسی گسترده به تکنولوژی

** موانع مدیریت دانش
موفقیت مدیریت دانش نیازمند عزم جدی سازمانها برای بر طرف کردن موانع موجود بر سر راه مدیریت دانش است .بسیاری از سازمانها دانش را مهم می دانند ودر ظاهر برای آن ارزش واعتبار زیادی قائل هستند اما عملا برای بر طرف کردن موانع موجود بر سر راه مدیریت دانش اقدامی نمی کنند باید مدیریت دانش در سازمان باور شود وکارکنان ومدیران به اثر بخشی آن اعتقاد پیداکنند وتنها در این صورت است که برای رفع موانع اقدام خواهند کرد .موانع عمده بر سر راه مدیریت دانش را می توان به پنج دسته اصلی تحت عنوان عوامل انسانی ،عوامل سازمانی ،عوامل فرهنگی ،عوامل سیاسی ،وعوامل فنی وتکنولوژیکی تقسیم نمود .

۱- عوامل انسانی
یکی از موانع عمده مدیریت دانش این است که انسانها به هردلیلی نخواهند دانش خود را تسهیم کنند واز آن منحصرا برای پیشرفت شخصی خود استفاده کنند .شاید بتوان گفت که موانع انسانی مدیریت دانش بیش از سایر موانع حائز اهمیت است .زیرا دانش ،ماهیتی انسانی واجتماعی دارد وفقط وفقط در گرو تعامل وارتباطات است که می تواند رشد کند.

۲- عوامل سازمانی
عوامل سازمانی نیز از جمله موانع مهم بر سرراه مدیریت دانش در سازمان می باشند .عمده این عوامل عبارتند از :
۱-۲- عوامل ساختاری .مدیریت دانش ،خواسته های جدیدی بر بخش های مختلف از جمله ساختار سازمان تحمیل می کند .ساختارهای غیر منعطف نمی تواند محمل خوبی برای مدیریت دانش باشد.ساختار سازمانی باید از انعطاف وپویائی لازم برخوردار باشد .
۲-۲عوامل مدیریتی .عدم اعتقاد وحمایت مدیریت عالی از فعالیت ها وبرنامه های مدیریت دانش ،نگرش های کوتاه مدت وجزئی نگری وسبک های نا مناسب رهبری نیز مانع اجرای موفقیت آمیز برنامه های مدیریت دانش می شوند .
۲-۳- عوامل شغلی . شرح شغل های نامناسب ،مشاغل تکراری وروتین ،ابهام وتعارض در نقش نیز برای مدیریت دانش ،نامطلوب خواهند بود .
۲-۴- سیستم های حقوق ودستمزد وجبران خدمت .این سیستم ها نقش بسیار مهمی را در پشتیبانی بر نامه های مدیریت دانش ایفا می کنند .افراد ،زمانی اقدام به توزیع دانش می کنند که انگیزه لازم را برای اینکار داشته باشند .
۲-۵- سیستم های آموزشی .در تبدیل سیستم های سنتی به یک سازمان یاد گیرنده ،برنامه های آموزشی یک سازمان ،نقشی حساسی ایفا می کنند ،برنامه های آموزشی نا مناسب می توانند موانع عمده ای برای مدیریت دانش ایجاد کنند .

۳- عوامل فرهنگی
تاثیر عوامل فرهنگی بر اثربخشی برنامه های مدیریت دانش انکار ناپذیر است .اگر در فرهنگی ،کسب وتوزیع دانش به عنوان یک ارزش تلقی می شود ومردم به اثربخشی دانش در کنار تجربه باور داشته باشند ،برای کسب دانش تلاش خواهند نمود .

۴- عوامل سیاسی
موانع سیاسی در سازمانهای دولتی چشم گیر تر هستند .ثبات یا عدم ثبات فضای سیاسی کشور نیز به دلیل اثر گذاری بر فرایند خط مش گذاری وثبات مدیریت در سازمانهای دولتی ،مدیریت دانش را تحت تاثیر قرارخواهد داد .

۵- عوامل فنی وتکنولوژیکی
دانش سازمانی حاصل تعامل دو نوع دانش است واین تعامل مستمر ومداوم است وزمان پایانی برای آن در نظر گرفته نشده است . دانش ایجاد شده بایستی به طریقی مناسب حفظ ونگهداری شوند واین در حالی است که بسیاری از سازمانها فاقد مراکز وماخذ مناسب برای نگهداری دانش هستند.

** سازمانهای دانش بنیان
سازمانی که دانش در آن ،اهمیت اساسی برای تحقق اهداف استراتژیک دارد ،سازمان دانش بنیان نامیده می شوند.برای اینکه سازمان از ساختار پردانش (Knowledge intensive)،به سمت ساختار مبتنی بر دانش (Knowledge – based ) ،حرکت کند باید با شناسائی ساختارهای سازمانی بر اساس دیدگاه دانش ،فعالیتهای خود را آغاز کند .
سطح دانش مداری سازمان بر هفت ویژگی استوار است که عبارتند از :راهبرد ،ساختار سازمانی ،فناوری ،سنجش عملکرد ،مدیریت منابع انسانی ،فرهنگ وسطح صراحت دانش .مدیریت دانش از اجزا وعناصری متنوعی تشکیل شده است وفهم تعامل بین آنها وداشتن دیدگاه کلان نگر بسیار مفید است .تفکر سیستمی بسیار بهتر می تواند پیچیدگی وپویائی خاص مدیریت دانش را به طور نظامند تشریح کند .سازمانها از نظر میزان پیاده سازی یا اجرای مدیریت دانش در سطوح مختلفی قرار می گیرند .پارلبی وموسسه KPMG به پنج مرحله در تکامل مدیریت دانش سازمان اشاره کرده اند .این تحقیق نشان می دهد که فقط ۱۰%از سازمانها به مرحله چهار یا پنج رسیده اند .
برای رسیدن به مرحله دانش محوری به پذیرش روش اجرائی متوازن نیاز است .ترکیبی از روش مدیریت دانش مکانیکی با تاکید زیاد بر راه حل های فناوری اطلاعات وعملیات سازمانی از بالا به پایین ودیدگاه کلان با روش مدیریت دانش طبیعی با تاکید بر ساختار وفرایندهای انسانی مناسب تر است .روش طبیعی برای توسعه دانش ضمنی ،روش برتر تشخیص داده شده است .اگر سازمان در مرحله بی نظمی دانشی باشد شاید اولین قدم ممیزی داخلی است .

مرحله ۱ : آشفتگی دانش
– ناآگاه از مفهوم
-عدم وجود فرآیند اطلاعاتی
-عدم نشر اطلاعات

مرحله ۲ : آگاهی از دانش
-آگاهی از بعضی از نیازهای مدیریت دانش
-وجود بعضی از فرآیندهای مدیریت دانش
-استفاده از فناوری
-انتشار اطلاعات و موضوعات

مرحله ۳ : دانش توانا
-مشخص بودن مزایای مدیریت دانش
-پذیرش استانداردها
-موضوعات مرتبط با فرهنگ و فناوری

مرحله ۴ : مدیریت دانش
-چهار چوبهای یکپارچه
-مزایا و منافع مشخص

مرحله ۵ : دانش محوری
-مدیریت دانش بعنوان بخشی از رسالت شرکت
-یکپارچگی فرهنگی مدیریت دانش
-شناخت ارزش دانش و سرمایه گذاری در آن

شکل ۵-۱ سیر تکاملی سازمان در مدیریت دانش بر اساس نظریه Evans
ایوانزEvans,2003 ) (ویژگیهای سازمان های دانش محور را به شرح زیر آورده است :

– جوباز
– اعتماد ویکپارچگی
– تحمل شکست
– احترام وتوجه به افراد
– بخشش ودادوستد متقابل (نشر دانش )
– همکاری وهماهنگی

** نتیجه گیری :
مدیریت دانش ،چالش اصلی سازمانهای است که بدنبال ایجاد یک مزیت رقابتی در جهان امروز هستند .مدیران سازمانهای امروزی مجبور به چرخش به سمت مدیریت دانش هستند ،زیرا استفاده از دانش تصریحی و دانش ضمنی به یکی از مهارتهای اصلی مدیران عصر حاضر تبدیل شده است . با تغییر سازمانها وتغییر نگرش به تولید دراقتصاددانش محور نگاه صرف مدیریتی به مدیریت دانش نیز تغییر پیدا کرد ودر واقع امروزه مدیریت دانش پلی است برای خیز به سوی اقتصادمبتنی بردانش . سازمانهای امروزی بر مبنای دانش رقابت می کنندوبا کاربرد دانش منافع بیشتری کسب می کنند . ودرنهایت مدیریت دانش به مدیران دانش نیازمند است .مدیرانی که با دستیابی به دانش آن را بکار گرفته ودر فرایندهای سازمانی وارد می سازند بگونه ای که منجر به بهبود عملکرد سازمان گردد.