پیش از رفتن به یک همایش بخوانید

کنفرانس‌ها، نمایشگاهها و سمپوزیوم ها فرصت‌های خوبی می باشند که صاحبان شرکت‌های بزرگ و کوچک و نمایندگانشان می‌توانند با هم دیدار کنند، کسب و کارشان را معرفی نمایند و با همکاران و مشتریان بالقوه ملاقات داشته باشند.این فرصت‌ها گاه بسیار مفید، سازنده و صمیمی می باشند و گاه ناراحت‌کننده، وقت‌گیر و بی‌نتیجه. هر دوی این حالات بستگی به شمایی دارد که در آن موقعیت و فرصت اجتماعی حاضر می‌شوید. شاید بسیاری از صاحبان کسب و کار ندانند که این فرصت‌ها چقدر مفید می باشند و باید چگونه از آن‌ها استفاده کرده چگونه رفتار و برخورد نمایند. دراین‌جا چند نکته مهم و قابل توجه دربارهٔ این موقعیت‌ها را ذکر می‌کنیم:
مسئله اول کسب آگاهی واطلاعات راجع به این سمینار یا کنفرانس بازرگانی و تجاری است. چه کسانی در آن حضور خواهند داشت، قرار است چه کارهایی انجام شود، سخنرانان چه کسانی می باشند؟ برنامه و جدول زمان‌بندی چه طور تنظیم شده است؟ سپس فکر کنید و ببینید که چطور وتحت چه شرایطی احساس راحتی خواهید کرد؟ اگر یکی از کسانی که می‌دانید در آن جلسه حضور دارد، همراهتان باشد نگرانی نخواهید داشت؟ ترجیح می‌دهید شما نماینده و سخنگوی شرکتتان باشید یا فقط به عنوان یکی از مدعوین در سمینار شرکت کنید؟
برای این که اضطراب و نگرانی کمتری داشته باشید، دربارهٔ اشخاصی که احتمالا با آنها برخورد خواهید کرد، اطلاعات کسب کرده سعی کنید آن‌ها را بشناسید. همان‌طور که می‌دانید، اینچنین رویدادهای گروهی و اجتماعی فرصت‌های خوبی برای معرفی کسب وکار، یافتن شرکای مطمئن و حامیان مالی است. رمز موفقیت هم برقراری ارتباطات موثر و حاکی از اعتماد به نفس است که معرف شرکت و کسب و کار شما می‌باشد. دربارهٔ سخنانی که شاید بین شما و آن فرد رد و بدل شود، فکر کنید و نکات کلیدی را به خاطر بسپارید.
ممکن است وقتی که جلسه آغاز می‌شود و نمایندگان شرکت‌های گوناگون با هم ملاقات می‌کنند، اندکی نگران شوید و با خود بگویید که بهتر بود اصلا نمی‌آمدید. بهترین راه رفع این کسالت وتشویش اینست که خود را وارد جریان فعالیت‌ها و صحبت‌ها و گفتگوها کنید و با جمع همراه شوید. اگر قرار است اقدامی به صورت داوطلبانه انجام گیرد، داوطلب شوید. با این کار هم نگرانی و بی‌حوصلگی‌تان برطرف خواهد شد وهم این که بقیه شما را خواهند شناخت. یک سبب نگرانی در چنین جلسات و میتینگ‌هایی ناآگاهی از مقدار دانش و معلومات و توانایی‌ها و امکانات بقیه است. عده‌ای حس می‌کنند که ضعیفترین عضو این مجموعه‌اند و همه از آن‌ها برترند. به همین خاطر از شرکت در فعالیت‌ها خودداری می‌کنند. کناره‌گیری و انفعال نگرانی را تشدید می‌کند وبالاخره دیگران هم آن‌ها را اشخاصی با اعتماد به نفس ضعیف می‌پندارند.
شرکت در فعالیت‌ها سبب می‌شود که فرد نگران و مضطرب دریابد که دیگران هم تفاوت چندانی با او ندارند. اندکی واقعا برجسته وتوانایند و درصد زیادی هم معلومات و تجربیات خوبی چون او دارند.
زمانی که پای گفتگو و صحبت‌های چند جانبه به میان می‌آید، در عوض این که مرتب به جملات و عبارات خودتان فکر کنید و دربارهٔ درست و نادرستی‌شان نگران باشید، به صحبت‌های دیگران گوش دهید. اگر مرتب به حر‌ف‌هایی که می‌خواهید بگویید فکر کنید، نمی‌توانید همه سخنان اطرافیان را بشنوید و نکته‌هایشان را به ذهن بسپارید. در این حالت ممکن است موقع سخن گفتن‌ همان مسائل باز گوشده را یک بار دیگر بگویید و لازم به گفتن نیست که خجالت خواهید کشید.
ولی با دقت و گوش دادن به حرف و گفته‌های دیگر اشخاص حاضر در بحث، می‌توانید بهتر پاسخ داده جواب‌های دقیق، حساب شده و منطقی ارائه کنید.
به علاوه اشخاصی که می‌تواند خوب صحبت کنند، روابط و تعاملات موثری را شکل دهند و با سخنانشان مطالبی فصیح و شیوا عرضه دارند، شنونده‌های بسیار ماهری می باشند. آنها عجله‌ای در صحبت کردن ندارند بلکه گوش دادن را ترجیح می‌دهند.
به این نکته خوب دقت کنید. زمانی که اشخاص خود را معرفی می‌کنند، خوب گوش دهید و اسامی آن‌ها را به خاطر بسپارید و در جلسات بحث و گفتگو و در مکالمه‌های عادی و دوستانه، آن‌ها را به نامشان صدا بزنید. این کار هم دقت و توجه شما را می‌رساند وهم صمیمیت فضای گفتگو را بیشتر می‌کند.
مسئله دیگر مربوط به پایان مکالمه‌ها و گفتگوهایتان با اشخاصیست که تازه با آن‌ها آشنا شده‌اید. وقتی که همه مطالب لازم بیان شدند و دیگر حرفی ضروری برای گفتن نماند، با عبارتی مناسب خداحافظی کنید. برخی از چنین موقعیت‌هایی احساس ناراحتی می‌‌کنند و به جای خداحافظی و پایان دادن به گفتگو از مطالب نامربوط حرف می‌زنند. عبارات از “دیدارتان خوشحال شدم” و “روز خوبی داشته باشید و “امیدوارم همیشه موفق باشید،” می‌توانند به آسانی یک گفتگو را به پایان رسانند.
یادتان باشد که همیشه کارت ویزیتتان را همراه ببرید. اهمیت این کارت‌ها در چنین موقعیت‌هایی بیش از هر زمانی مشخص می‌گردد. آدرس، شماره تلفن و آدرس ایمیل روی این کارت‌ها امکان برقراری ارتباط و تنظیم قرار ملاقات بعدی را فراهم می‌آورند.
و در آخر این که آرام باشید و از جلسه لذت ببرید. عده کثیری از کسانی که می‌خواهند در چنین جلسات، همایش‌ها یا نمایشگاههایی شرکت کنند، نمی‌توانند شب قبل از آن را درست بخوابند. یافتن و جلب مشتریان جدید، فروش وجلب شراکت و حمایت شرکت‌های بزرگ، آن‌ها را آشفته و مضطرب می‌‌کند. ولی این موقعیت‌ها نه برای احساس اضطراب و نگرانی بلکه برای لذت بردن است. هر قدر آرامتر و آسوده‌تر باشید، هم از این رویداد لذت خواهید برد و هم این که در رسیدن به اهدافتان موفق‌تر خواهید شد. مشتریان بالقوه و نمایندگان شرکت‌های دیگر به یک نماینده نگران و آشفته اعتماد می‌کنند یا با نماینده‌ای خوشحال، آرام و معتمد به نفس ارتباط برقرار نموده قول خرید، همکاری و شراکت می‌دهند؟